第一章 工作職責(zé)
第一條 為了加強(qiáng)公司檔案管理工作，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的要求，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。
第二條 公司檔案是公司自成立以來在各項(xiàng)活動中形成的有保存價(jià)值的以各種載體形式真實(shí)記錄的總和。包括:文書；工程、市場、會計(jì)、經(jīng)營、法律、設(shè)備、聲像資料；實(shí)物門類檔案等。
第三條 對公司各個門類、各種載體的檔案必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，以確保檔案的真實(shí)、完整和安全，利于檔案信息的開發(fā)利用。
第四條 公司檔案工作由綜合辦公室主管，由辦公室文員負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。公司各部門配備一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集歸檔工作。
第五條 綜合辦公室負(fù)責(zé)建立健全公司檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，維護(hù)和保持公司檔案的完整與安全，主動快捷地提供檔案利用服務(wù)，使檔案在公司各項(xiàng)工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。
第六條 檔案管理工作人員要努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，恪守職業(yè)道德、不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平，認(rèn)真做好檔案管理工作。
第二章 檔案保密
第七條 檔案管理人員應(yīng)忠于職守，嚴(yán)格遵守保密制度，保持高度的保密意識和良好職業(yè)道德，不允許擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。
第八條 嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，無關(guān)人員不得借閱。借閱人員不得將借閱的檔案擅自復(fù)制、摘抄或轉(zhuǎn)借他人。
第九條 認(rèn)真做好防火、防盜工作，確保檔案機(jī)密不被盜、不泄密、不遭人為破壞。
第三章 檔案借閱
第十條 借閱檔案，一般以借閱本部門工作形成的檔案為主。借閱非本部門的檔案，須經(jīng)該部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十一條 查閱檔案原件一般限在本部門室內(nèi)。如需借出，需填寫《大理大學(xué)資產(chǎn)經(jīng)營公司檔案借閱表》，借閱時(shí)限最長為一周，到期不能歸還者要及時(shí)說明原因，并續(xù)填《大理大學(xué)資產(chǎn)經(jīng)營公司檔案借閱表》后方可延期歸還。
第十二條 重要檔案的復(fù)印需經(jīng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十三條 借閱人員必須負(fù)責(zé)維護(hù)檔案的完整、安全與清潔，不得將檔案材料擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、拆散、污損、涂改和加注標(biāo)記。
第十四條 外單位查閱檔案時(shí)，須持單位介紹信，并由公司綜合辦公室或相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十五條 對借閱中違反本規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄密的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并追查責(zé)任。
第四章 檔案保管
第十六條 檔案的文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第十七條 全部檔案必須按門類統(tǒng)一編號，便于管理與查找；歸還的檔案應(yīng)及時(shí)放回原位，防止出現(xiàn)混亂和丟失。
第十八條 檔案柜保持整潔，禁止存放與檔案無關(guān)的物品，定期除塵，防蟲防霉。
第十九條 本制度自發(fā)行之日起施行。